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会社設立登記の必要書類 | 加藤司法書士事務所

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コラム

会社設立登記の必要書類

カテゴリ: 会社・法人関係 公開日:2021年10月04日(月)

 

株式会社の設立登記には、登記申請書に加えて様々な添付書類が必要です。

定款以外にもいろいろと作成しなければならない書類がありますので、ここでは株式会社の設立登記にあたって必要な書類をご説明します。

 

 

1.会社設立登記にあたって必要となる書類

まず株式会社を設立する方法としては、発起設立と募集設立の2種類が存在します。

・発起設立とは、発起人が設立時発行株式(株式会社を設立する際に最初に発行する株式)の全部を引き受けて設立する方法です。

・募集設立とは、発起人以外にも設立時発行株式を引き受けてくれる者を募集して設立する方法です。

発起設立と募集設立で設立手続きや必要書類が若干異なってきますが、株式会社の設立のほとんどは発起設立であるため、ここでは発起設立による設立登記に必要な書類について記載します。

 

1-1.設立登記の必要書類① ~設立登記申請書~

登記申請書は、会社設立の場面に限らず、登記手続き全般において必要となる書類です。

株式会社の設立登記申請書には以下の事項を記載します。

 

◎商号

設立する会社の会社名です。

会社の商号にはフリガナも振っておきましょう。

 

◎本店

設立する会社の住所です。

「〇丁目〇番〇号 ○○マンション〇号室」というようにできるだけ正確な表記で記載しましょう。

 

◎登記の事由

設立に必要な手続きがすべて終了した日付を記載します。

 

◎登記すべき事項

設立後の株式会社の登記記録に記載される事項(商号、本店、事業目的、発行可能株式総数、資本金の額、取締役の氏名など)を正確に記載します。

ここに記載した内容がそのまま登記記録に載ってくるため、間違えないように注意してください。

なお、この登記すべき事項は、登記申請書に記載せずにCD-R等にデータを入れて提出することもできます。

 

◎課税標準金額

設立する会社の資本金の額を記載します。

 

◎登録免許税額

上記の課税標準金額(資本金の額)の1000分の7の金額になりますが、計算した額が15万円未満である場合には、15万円が登録免許税額になります。

 

◎添付書類

登記申請書に添付する書類の一覧を記載します。

 

◎申請文言、申請日

登記を申請する旨の文言と申請書を持ち込む日付を記載します。

なお、郵送で申請する場合には、申請日は空欄で構いません。

 

◎申請人

設立会社の本店住所・商号と代表取締役となる人の自宅住所・氏名を記載し、届け出る会社実印で押印します。

代理人によって申請する場合には、代理人の住所・氏名も記載します(この場合には委任状に会社実印を押印し、登記申請書には代理人の認印を押印します。)。

また、補正などがあった場合には法務局から連絡があるため、連絡が取れる電話番号も記載します。

 

◎管轄の法務局

設立登記の管轄法務局は、設立する会社の本店所在地を管轄する法務局になります。

管轄法務局の確認はこちら

 

1-2.設立登記の必要書類② ~定款~

定款は、株式会社の商号・事業目的等の基本的な情報や、会社の組織・運営に関する事項を記載した会社のルールブックです。

株式会社を設立する際に添付する定款は、必ず公証人の認証を受けたものでなければなりません。

なお、書面で定款を作成した場合には、4万円の印紙を貼付しなければなりませんが、電子定款であれば印紙は不要となります。

電子定款の場合、登記申請の際には電子定款のデータが入ったCD-R等を提出する方法か、定款認証後に公証役場で取得することができる定款の謄本(書面)を提出する方法があります。

株式会社設立後の手続きでは書面の定款を要求される場合もありますので、公証役場での定款認証の際には、併せて謄本を取得しておくようにしましょう。

 

1-3.設立登記の必要書類③ ~発起人の決定書(同意書)~

株式会社の定款には本店所在地を記載しますが、これは最小行政区画(例えば、

○○県○○市」など)まで記載すればよく、それ以降の具体的な住所については定款には記載しないのが通常です(記載しても構いませんが、会社の住所が移転した際に手続きが面倒になることが多いです。)。

この場合には、最小行政区画以降の具体的な住所については発起人の決定書(同意書)という書類を作成して、そこに記載をします。

この他に、会社の資本金の額や設立時の取締役(代表取締役)などを定款に定めていない場合には、発起人の決定書(同意書)に記載することになります。

 

1-4.設立登記の必要書類④ ~就任承諾書~

設立する株式会社の取締役、代表取締役、監査役などの役員に就任する人の就任承諾書が必要になります。

なお、就任承諾書には、設立する会社に取締役会を設置しない場合には取締役全員について、取締役会を設置する場合には代表取締役について、個人の実印での押印が必要となります。

 

1-5.設立登記の必要書類⑤ ~印鑑証明書~

上記で就任承諾書に実印を押印した取締役(代表取締役)につき、その実印に対応する印鑑証明書を添付します。

この印鑑証明書自体には有効期限はありませんが、後述する印鑑届書に添付する印鑑証明書を兼ねる場合には、登記申請日から遡って3ヵ月以内のものでなければなりません。

 

1-6.設立登記の必要書類⑥ ~本人確認証明書~

平成27年の商業登記規則改正以降、取締役・監査役などの役員について、住民票や運転免許証のコピーなどの本人確認書類を添付しなければならなくなりました。

ただし、上記で印鑑証明書を添付する取締役(代表取締役)については、印鑑証明書で本人確認ができるため、本人確認証明書の添付は不要です。

 

1-7.設立登記の必要書類⑦ ~払込みを証する書面~

各発起人はそれぞれ出資金の払い込みをしなければなりませんが、その払込みがあったことを証明する書類が添付書類となります。

具体的には、設立する会社の代表取締役が作成した書類に、出資金が払い込まれた通帳等のコピーを合綴(ホチキス止め)したものになります。

通帳等のコピーは、金融機関名・支店名・口座番号・口座名義人が記載された部分と、払込みの記録がある部分のコピーが必要です。

なお、最近は紙媒体の通帳を発行しない金融機関が増えてきており、この場合には、インターネットバンキングの該当ページをプリントアウトする必要があります。

 

1-8.設立登記の必要書類⑧ ~委任状~

設立登記の申請を代理人が行う場合のみ必要となります。

委任状には代表取締役名義で法務局に届け出る会社の実印で押印する必要があります。

 

1-9.設立登記の必要書類 ~印鑑届書~

株式会社の設立登記を申請する際には、同時に会社の実印(代表者印)を届け出る必要があります。

このときに使用するのが印鑑届書です。

印鑑届書の書式は決まっており、法務局のホームページからダウンロードすることもできますし、各法務局にも備え付けてあります。

印鑑届書の書式はこちら

 

なお、印鑑届書には代表取締役が個人の実印を押印し、印鑑証明書を添付しなければなりませんが、就任承諾書の印鑑証明書と併せて1通あれば構いません。

この場合の印鑑証明書は、登記申請日から遡って3ヵ月以内のものである必要があります。

 

1-10.設立登記の必要書類➉ ~その他の添付書類~

上記の他にも、現物出資(現金ではなく、不動産や有価証券などを現物で出資をすることを現物出資といいます。)がある場合には、以下の書類が必要になることがあります。

◎検査役(現物出資財産に関する事項を調査するために裁判所によって選任される者)の調査報告書とその附属書類

◎現物出資財産の価額の相当性についての弁護士等の証明書

◎現物出資財産である不動産について不動産鑑定士が作成した鑑定評価書

◎現物出資財産である有価証券の市場価格を証する書面

◎検査役の報告に関する裁判の謄本

◎資本金の額の計上に関する証明書

 

 

2.書類作成の注意点

2-1.書類の作成は手書きでも可能か

設立登記の添付書類は印鑑届書を除いて様式が決まっているわけではないので、手書きでも構いませんが、定款などは記載量がかなり多いため、手書きでの作成はおすすめできません。

今は自宅にプリンターがなくてもコンビニでプリントアウトをすることができるサービスがありますので、パソコンで作成したWordデータなどをコンビニでプリントアウトすれば、登記の添付書類として使用することができます。

 

2-2.書類は原本を提出

登記申請に使用する書類は基本的に原本でなければならず、押印がある書類(登記申請書、定款の謄本、就任承諾書、委任状、印鑑届書など)や印鑑証明書などの公的書類については必ず原本の提出が必要となります。

もっとも、法務局に提出する書類は、登記申請書・委任状・印鑑届書を除き原本還付が可能ですので、原本と併せてコピーを提出すれば、設立登記完了後に原本を返却してもらうことができます。

 

 

3.会社設立登記の必要書類の作成は司法書士まで

会社設立登記に必要な書類は、法務局のホームページや設立書類作成支援サイトなどを使って自分で作成することもできますが、すべての会社に同じ書式・記載内容が当てはまる訳ではないため、それらを鵜吞みにして自分で作成してしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまう可能性があります。

設立手続きを滞りなくスムーズに進めたい方は、設立登記の専門家である司法書士までご相談ください。

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